GIẢI PHÁP TỔNG ĐÀI IP CHO DOANH NGHIỆP NHỎ

Hệ thống tổng đài IP luôn cung cấp các giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Tổng đài ip pbx luôn là giải pháp phần cứng hiệu quả giúp hệ thống doanh nghiệp làm việc hiệu quả, trơn tru. Giải pháp tổng đài IP là một lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp, đặc biệc là đối với các doanh nghiệp nhỏ

1. THẾ NÀO LÀ TỔNG ĐÀI IP

Tổng đài điện thoại nội bộ dùng giao thức Internet hay Tổng đài IP (tiếng Anh: Internet Protocol Private Branch eXchange, viết tắt là IP PBX hay IPBX) là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet (Internet protocol) để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện. Dữ liệu giọng nói được truyền bằng các gói dữ liệu qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường.

Đặc trưng tiêu biểu mà dòng tổng đài ip được coi là phương tiện liên lạc viễn thông nội bộ không mất phí  liên lạc ,cũng giúp cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp có thể liên lạc với tất cả khách hàng của công ty ở bất kỳ điện thoại nội bộ đặt ở các nhân viên hay bộ phận nào trong công ty.

Không phải doanh nghiệp bạn nhỏ thì không có nghĩa là không thể hoạt động như một công ty lớn. Một hệ thống tổng đài ip cung cấp cho người dùng nhiều tính năng để tăng cường khả năng truyền thông và năng suất.

2. TÍNH NĂNG ƯU VIỆT CỦA TỔNG ĐÀI IP

• Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình
• Giảm chi phí khi liên lạc: Cước phí của bạn có thể được giảm tới 90% và hoàn toàn miễn phí khi liên lạc nội bộ,..
• Sử dụng mạng Internet, mạng LAN,…
• Tích hợp với các phần mềm quản lý, chăm sóc khách hàng CRM ( CRM là ứng dụng mà mọi trung tâm call center, trung tâm chăm sóc khách hàng cần nhất hiện nay)
• Là một tổng đài chăm sóc khách hàng: Cuộc gọi vào sẽ đường điều hướng đến các máy lẻ, có khả năng chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, thiết lập các đường dây nóng khi gặp sự cố…
• Tính năng hội nghị: Tổng đài IP cho phép nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép trên 10 người tham gia họp cùng nói chuyệ n miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại
• Tính năng fax: Bạn không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.
• Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng.
• Không bị giới hạn số lượng máy điện thoại do dùng điện thoại IP (SIP).
• Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi: Như tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng, bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ.
• Khi bạn muốn thêm nhân lực cho công ty thì cũng sẽ dễ dàng hơn, chỉ cần thêm 1 thiết bị đầu cuối cho nhân viên ấy là hoàn tất.
• Gọi thoại Video: Tổng đài VoIP hỗ trợ đầy đủ tính năng thoại video mà không phải thêm chi phí gì cả.
• Thiết lập các kịch bản gọi điện: Đổ chuông tại đâu,cuộc gọi được thiết lập để nghe trực tiếp tại máy nào, phòng nào.
• Export thông tin chi tiết các cuộc gọi ra excel nhanh chóng không cần có máy tính hỗ trợ.
• Xây dựng hình ảnh công ty theo cách chuyên nghiệp nhất thông qua lời chào tự động khi khách hàng gọi vào. Hướng dẫn khách hàng trực tiếp bấm phím 0,1,2,3…nếu muốn gặp trực tiếp ai đó trong công ty, doanh nghiệp của bạn mà không cần phải mất nhiều thời gian chờ nối máy.
• Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị

3. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI CHỌN MUA TỔNG ĐÀI IP

- Khi bạn đang có kế hoạch lựa chọn các loại tổng đài IP, bạn nên thực hiện một vài nghiên cứu và phân tích các loại điện thoại phù hợp với bạn và những tính năng gì, đúng giờ và công nghệ trong điện thoại mà bạn muốn mua. Sau những việc bạn làm, bạn có thể đi và lựa chọn thiết bị điện thoại tốt nhất trong thị trường tùy theo lực chọn của bạn.

• Mua tổng đài cho nhu cầu liên lạc trong công ty để các phòng ban gọi nhanh và gọi ra ngoài. Với yêu cầu này bạn chọn dùng tổng đài analog là rẻ nhất
• Mua tổng đài điện thoại phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến. Bạn sử dụng tổng đài IP
• Mua tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp. Bạn chọn tổng đài hỗ trợ nhiều cấp và nhiều mức (Tổng đài dịch vụ chăm sóc khách hàng)

a. Nhu cầu sử dụng bao nhiêu máy lẻ

Các dòng tổng đài ip thường sẽ mặc định sẵn các cấu hình do nhà sản xuất quy định. Và tùy từng dòng tổng đài có thể hỗ trợ nâng cấp dễ dàng. Đây cũng là một trong những yêu cầu mà doanh nghiệp của bạn nên xác định rõ: nhu cầu của mình dùng bao nhiêu máy tương đương với số lượng người dùng. Dựa vào đó có thể lựa chọn được sản phẩm phù hợp nhất.

 

b. Đầu tư hệ thống tạm thời hay lâu dài

Ngoài những dòng tổng đài ip cứng thì cũng có giải pháp tổng đài mềm hay tổng đài ảo. Chính vì thế, nên xác định chọn tổng đài với phương thức mua hay thuê với khả năng cho phép người dùng kết nối sử dụng từ bất kỳ nơi đâu: ở văn phòng, ở nhà, hay cả khi di chuyển dựa trên phương thức bảo đảm anh ninh, an toàn SBC.
Với tổng đài IP PBX có thể yêu cầu bạn đầu tư khá nhiều thiết bị và lắp đặt, nhưng qua thời gian bạn sẽ tiết kiệm khoảng 50% cho hóa đơn điện thoại trung bình . Với một hệ thống IP PBX , các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể quản lý nhiều đường dây điện thoại như băng thông của họ cho phép. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn có đội ngũ IT giỏi, thực hiện quản lý hệ thống chuyên nghiệp thì nên lựa chọn dòng tổng đài ip cứng vừa tiết kiệm chi phí và có thể quản lý dễ dàng không phụ thuộc vào nhà cung cấp.

c. Các tính năng cần thiết

Không phải doanh nghiệp bạn nhỏ thì không có nghĩa là không thể hoạt động như một công ty lớn. Một hệ thống tổng đài ip cung cấp cho người dùng nhiều tính năng để tăng cường khả năng truyền thông và năng suất.
Bên cạnh đó, các công ty thực hiện một số lượng lớn các cuộc gọi quốc tế cũng sẽ được hưởng lợi từ tỷ lệ đường dài tốt hơn so với điện thoại analog truyền thống. Các tính năng khác bao gồm chuyển đổi cuộc gọi, IVR, gửi thư thoại...
Với những chia sẻ của voipvietnam hi vọng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể ứng dụng và quản lý hệ thống chuyên nghiệp.

Tuy nhiên, việc chỉ cần mua điện thoại không có nghĩa là bạn có thể nhận tất cả dịch vụ điện thoại suốt đời. Để làm cho điện thoại của bạn luôn luôn hoạt động tốt, bạn cần phải thực hiện theo các hướng dẫn được đưa ra bởi các công ty sản xuất điện thoại trong sách hướng dẫn chi tiết sản phẩm. Có nhiều tính năng khác nhau trong từng loại mà bạn cần xác nhận trong khi mua điện thoại nhưng quan trọng nhất trong số đó là an toàn và dịch vụ cung cấp sau bán hàng.

Bảo mật là một trong những tính năng quan trọng nhất trong hệ thống truyền thông và đặc biệt là trong những chiếc điện thoại thông minh, nơi mà người dùng lưu trữ dữ liệu trên những chiếc điện thoại của họ, khi mà tính năng bảo mật là điều rất quan trọng để chắc rằng điện thoại của bạn được đảm bảo với những người không quen biết và những tội phạm máy tính. Điều quan trọng thứ hai là dịch vụ sau bán hàng bởi vì là một thiết bị máy móc, hệ thống điện thoại có thể bị hư hỏng và thời gian bạn cần cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn. Do đó hãy chắc chắn rằng dịch vụ này có trong hợp đồng và cung cấp theo yêu cầu một cách dễ dàng .

Vì thế nếu bạn lưu ý đến những thông tin nhắc nhở ở trên trong khi mua một tổng đài IP và những điều sau đó, nó sẽ giúp cho bạn sử dụng điện thoại tốt hơn và giúp bạn tiện lợi hơn trong việc đảm bảo giao tiếp với khách hàng.