PHÂN BIỆT TỔNG ĐÀI IP VÀ TỔNG ĐÀI ANALOG

Bạn đang dùng tổng đài analog truyền thống, và bạn thắc mắc vì sao tôi phải chạy theo công nghệ hiện đại, phải sử dụng tổng đài IP? Những sự khác biệt giữa tổng đài Analog và tổng đài IP sẽ phần nào giúp bạn lựa chọn giải pháp nào phù hợp với công ty mình.  

Tổng đài ip là một trong những công cụ cần thiết của các doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ hoặc với khách hàng. Hiện nay, rất nhiều gặp vấn đề trong việc quản lý thông tin khách hàng, quản lý công việc, quản lý đội ngũ nhân viên, các phòng ban xa hơn là các hệ thống chăm sóc khách hàng bởi việc sử dụng giấy tờ sổ sách hay khá hơn là excel cũng là một công cụ quá đỗi lạc hậu.

Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sử dụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ.
Tín hiệu analog là tín hiệu liên tục,đồ thị biểu diễn tín hiệu analog là một đường liên tục(ví dụ sin,cos,hoặc đường cong lên xuống bất kỳ),analog có nghĩa là tương tự,tương tự có nghĩa là tín hiệu lúc sau cũng có dạng tương tự như lúc trước đó,nói tương tự ko có nghĩa y chang mà có nghĩa tương tự về bản chất tín hiệu,nhưng sẽ khác về cường độ tín hiệu lúc sau so với lúc trước.trong thiết bị điện tín hiệu analog là dòng điện,trong cuộc sống analog có thể là tín hiệu âm thanh ta nghe,hình ảnh ta thấy,trong viễn thông là sóng điện từ(tức ánh sáng không nhìn thấy).

1. Xây dựng công ty theo cách chuyên nghiệp

Khách hàng gọi tới sẽ nghe lời chào của công ty, khách hàng muốn gặp phòng ban nào chỉ cần bấm phím, cuộc gọi sẽ được chuyển thẳng tới nhân viên đó, không cần lễ tân trình báo, và khách hàng của bạn cũng sẽ không phải chờ đợi lâu.
Công ty bạn có 3 tầng, khách gọi đến lễ tân muốn gặp nhân viên lầu 3, lễ tân chỉ cần bấm số nội bộ của nhân viên đó là khách hàng có thể trao đổi với nhân viên lầu 3 đó. Lễ tân không phải mất thời gian chạy lên gọi bạn.
Và tổng đài annalog thì  không thể làm điều đó cho bạn được.

2. Tiết kiệm thời gian và chi phí cước gọi

Công ty bạn có nhiều phòng ban, nhiều nhân viên cần sử dụng điện thoại, tổng đài IP sẽ cung cấp cho công ty bạn mỗi nhân viên sử dụng một điện thoại IP và cung cấp cho nhân viên 1 số nội bộ riêng biệt ( vd như 102, 103, 104) để dễ trao đổi.
Các nhân viên ở những phòng ban sẽ tiết kiệm thời gian chạy qua chạy lại và hơn cả là cước phí gọi thoại hoàn toàn miễn phí và cước phí để nhân viên gọi ra cũng thấp hơn nhiều.
Với tổng đài analog thì mỗi tháng bạn phải chi trả cước phí khá cao cho nhân viên khi nhân viên cần trao đổi công việc với nhau và với khách hàng qua điện thoại.

3. Độ bảo mật cuộc gọi cao

Tổng đài analog khi bạn đang trao đổi với khách hàng, vô tình một nhân viên khác bắt máy lên gọi sẽ nghe được cuộc nói chuyện giữa bạn và khách hàng.
Riêng tổng đài IP thì việc khi có nhân viên đang trao đổi với khách hàng thì cũng không bị nhân viên khác nghe xen vào được.

4. Chỉ dùng 1 số đầu số điện thoại cho hệ thống tổng đài

Bạn sử dụng tổng đài ananlog thì mỗi phòng ban, bạn phải thuê một đầu số điện thoại. Việc này dẫn đến công ty bạn có khá nhiều số điện thoại, mất đi tính chuyên nghiệp của công ty. Trong mỗi phòng ban lại có nhiều nhân viên, sẽ bất tiện ra sao khi nhân viên này muốn gọi điện thoại thì phải chờ nhân viên còn lại gác máy. Khi bạn đang trao đổi với KH thì KH thứ 2 gọi vào nghe được tín hiệu bận, kết quả ra sao, KH sẽ cảm thấy khó chịu vô cùn
Tổng đài IP không như vậy, chỉ cần 1 đầu số điện thoại, sẽ phân về những phòng ban, và phân về nhân viên.
Tình trạng KH gọi tới, đường truyền này đang có nhân viên gọi thì tổng đài sẽ phân bổ qua cho nhân viên đang trống, không phải gặp trường hợp kẹt line như là tổng đài analog.

5. Dễ dàng quản lý nhân viên hơn

Bạn sẽ dễ dàng quản lý được cước phí của nhân viên trong công ty cũng như có thể nghe lại những cuộc trao đổi của nhân viên mình với khách hàng. Bạn có thể cấu hình cho nhân viên nào được phép gọi đi, nhân viên nào chỉ được nghe điện thoại

LỢI ÍCH KHI DÙNG TỔNG ĐÀI

• Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
• Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
• Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
• Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:
• Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.
• Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
• Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.
• Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
• Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.
  Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn. 
  có thể thay bằng lời chào ví dụ như: ” Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quý khách gọi đến số…”