SỬ DỤNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRONG KINH DOANH - TẠI SAO KHÔNG ?

Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, viễn thông mang đến sự thay đổi cực kỳ to lớn trong nhiều lĩnh vực và làm thay đổi cả phương thức trao đổi thông tin, giao tiếp trước sự ra đời của hệ thống hội nghị truyền hình. Đơn giản, dễ dàng những thiết bị hội nghị truyền hình hỗ trợ việc hợp tác và truyền thông thuận tiện hơn.Từ lĩnh vực thương mại, kinh doanh, lĩnh vực sản xuất, cho đến các lĩnh vực về giáo dục, đào tạo từ xa, lĩnh vực y tế cũng như được ứng dụng rất rộng rãi cho các cơ quan chính phủ.

Xu hướng tất yếu của cuộc cách mạng công nghệ thông tin

Hệ thống hội nghị truyền hình đã được ứng dụng trong một thời gian khá dài và được xem là xu hướng tất yếu của cuộc cách mạng công nghệ thông tin. Nếu như trước đây, hội nghị truyền hình bị hạn chế bởi sự phức tạp của quá trình truyền, mã hóa và giải mã hình ảnh thì giờ đây, các nhà sản xuất bắt đầu tạo ra các bộ codec với khả năng truyền tải, mã hóa và giải mã hình ảnh ở chất lượng và độ an toàn cao.

 Tổng quan về hệ thống hội nghị truyền hình

*Hệ thống hội nghị truyền hình là một hệ thống thông tin bao gồm thiết bị phần cứng hoặc phần mềm hỗ trợ hội nghị (meeting) từ xa với âm thanh và hình ảnh trong thời gian thực dựa trên nền tảng mạng IP. 
Thông thường, các thành phần trong hệ thống hội nghị truyền hình bao gồm:
-        Hệ thống điều khiển chính hội nghị truyền hình.
-        Hệ thống hình ảnh (quay hình và hiển thị hình ảnh).
-        Hệ thống âm thanh (thu và phát).
-        Các thành phần kết nối mạng và đường truyền.
-        Các thiết bị phụ trợ dùng thêm khác (như Data Solution box: cho việc truyền dữ liệu của hai bên, whiteboard: bảng hiển thị hình ảnh…).

*Hiện nay có nhiều công nghệ về Hội nghị truyền hình trên nền tảng các thiết bị phần cứng (như các hãng Sony, Polycom, Tanberg, Yealink,....) và phần mềm (như MS Exchange Video Conferencing, Lotus,…). 
Trong mọi trường hợp thì âm thanh và hình ảnh đều phải sử dụng thiết bị phần cứng (loa, mirco, camera, monitor hoặc Tivi…), tuy nhiên các công nghệ Hội nghị truyền hình dựa trên phần mềm thì thiết bị phần cứng cho âm thanh, hình ảnh khá đơn giản, khả năng tích hợp và điều khiển thiết bị phần cứng (camera, micro,…) đều rất hạn chế. Các công nghệ Hội nghị truyền hình dựa trên phần cứng thì thường các thiết bị phần cứng hỗ trợ âm thanh và hình ảnh được thiết kế rất chuyên dụng, tích hợp chặt chẽ vào hệ thống điều khiển chính, do vậy rất tiện lợi khi sử dụng.
 
Như vậy, ngoài thành phần điều khiển chính có thể là phần mềm hay phần cứng và một số thiết bị phụ trợ khác, hai thành phần rất quan trọng và không thể thiếu của một hệ thống hội nghị truyền hình là hệ thống âm thanh (cả thu và phát) và hệ thống hình ảnh hình ảnh (cả thu và phát). Chất lượng hội nghị truyền hình cũng thường được đánh giá chủ yếu qua chất lượng của hai hệ thống này. 

* Tầm quan trọng của hội nghị truyền hình

* Hội nghị truyền hình giúp tăng hiệu quả

 

Một trong những vai trò của thiết bị hội nghị truyền hình chính là mang lại hiệu quả công việc cao.  Hệ thống hội nghị truyền hình có thể giúp công ty của bạn tăng năng suất và hiệu quả về nhiều mặt. 
Ví dụ, người ra quyết định của công ty có thể nhanh chóng thể hiện những mệnh lệnh hoặc ý tưởng của mình cho các nhà quản lý và lãnh đạo bằng cách tổ chức cuộc họp video, không cần phải đợi mọi người đến phòng họp và sau đó bắt đầu hội nghị. Tiết kiệm thời gian, tăng tốc cuộc họp và do đó tăng năng suất.

* Tạo một kênh giao tiếp hiệu quả, chuyên nghiệp
Là một công cụ truyền thông, video conferencing đã làm một công việc tốt. Nó cung cấp cả VoIP và các dịch vụ video, làm cho tất cả người tham gia có thể giao tiếp với nhau như mặt đối mặt.
Theo các nhà nghiên cứu cho thấy 93% người cho rằng khi giao tiếp giúp bạn đạt được vấn đề bàn thảo tốt hơn. Chính vì thế, các dòng sản phẩm thiết bị hội nghị giúp bạn có thêm nhiều thông tin như  chuyển động mắt, biểu hiện trên khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể, giúp chúng ta hiểu rõ hơn nhau. 

* Hội thảo Video giúp tiết kiệm chi phí

 

Chúng ta đều biết rằng du lịch đã trở nên nghiêm trọng. Hội nghị truyền hình làm cho nó có thể làm giảm một số đi du lịch kinh doanh. Bạn chỉ cần chọn một giải pháp hội nghị truyền hình thích hợp và sau đó bắt đầu hội nghị trực tiếp với khách hàng hoặc nhà cung cấp của bạn để thảo luận về kinh doanh và hợp tác. Vì thế, hội nghị truyền hình giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều tiền, điều này rất quan trọng đối với hoạt động của công ty bạn.

* Phù hợp với nhiều ngành nghề

 

Thiết bị hội nghị truyền hình đóng vai trò rất thiết thực. Không chỉ được ứng dụng để tổ chức các cuộc họp, hội thảo trong doanh nghiệp. Mà nó còn ứng dụng trong đào tạo trực tuyến cho nhân viên, điều này rất quan trọng cho sự phát triển của cả công ty và nhân viên. 
Hiểu được những yếu tố quan trọng của hội nghị truyền hình trong kinh kinh doanh sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về việc có chấp nhận công cụ truyền thông hay không. 

 

Có thể nói việc triển khai giải pháp thiết bị hội nghị trực tuyến là giải pháp cực kỳ tuyệt vời để tối ưu hóa chi phí công nghệ thông tin cho doanh nghiệp. Khi hầu hết các nhà sản xuất giải pháp hội nghị trực tuyến đều sử dụng chuẩn giao tiếp chung, giúp cung cấp khả năng mở rộng dễ dàng, giảm chi phí sở hữu cho cơ sở hạ tầng hợp tác video để CIO có thể tập trung vào việc thúc đẩy đổi mới ngoài hoạt động công nghệ thông tin hàng ngày.