TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÊN CHUYỂN SANG SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI IP

Tổng đài ip là một trong những công cụ cần thiết của các doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc nội bộ hoặc với khách hàng. Hiện nay, rất nhiều gặp vấn đề trong việc quản lý thông tin khách hàng, quản lý công việc, quản lý đội ngũ nhân viên, các phòng ban xa hơn là các hệ thống chăm sóc khách hàng bởi việc sử dụng giấy tờ sổ sách hay khá hơn là excel cũng là một công cụ quá đỗi lạc hậu.

Tổng đài ip là một trong những công cụ cần thiết của doanh nghiệp để bắt kịp xu thế cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0. Và nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng tổng đài ip cho hệ thống của mình để tối ưu nguồn lực.

Tại sao dòng tổng đài ip (tổng đài điện thoại ip) lại chiếm được sự ưu ái của hầu hết các doanh nghiệp? Tại sao tổng đài ip lại hợp với xu thế công nghệ phát triển so với analog? Tại sao tổng đài ip lấy được lòng tin của các doanh nhân? Tại sao giải pháp tổng đài ip đang dần khiến khách hàng trung thành với bạn?
Câu trả lời không quá khó.

1. MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI IP LÀ GÌ?

• Popup thông tin khách hàng ngay trên CRM khi có cuộc gọi đến
• Thực hiện cuộc gọi bằng “click to call” trực tiếp từ CRM, không cần bấm số điện thoại
• Ghi âm tất cả các cuộc gọi vào ra
• Lưu giữ tất cả lịch sử cuộc gọi đến và cuộc gọi đi của từng khách hàng trên CRM

Cơ chế hoạt động của Tổng đài điện thoại

Việc tích hợp phần mềm quản lý khách hàng CRM với hệ thống tổng đài IP điều này cho phép truy cập dữ liệu người gọi một cách tự động dựa vào thông tin số chủ gọi của người gọi từ cơ sở dữ liệu CRM. Khi hệ thống tổng đài IP nhận cuộc gọi vào, nó sẽ thông báo cho phần mềm CRM tự động popup thông tin chi tiết về người gọi trên màn hình của nhân viên chăm sóc khách hàng.
Việc tích hợp CRM với hệ thống tổng đài IP cũng cho phép “Click-to-Call”, giúp nhân viên chăm sóc khách hàng không còn phải bấm số khi thực hiện cuộc gọi mà chỉ cần nhấp chuộc trực tiếp vào một số điện thoại của khách hàng cần gọi trong phần mềm CRM, khi đó tổng đài IP sẽ tự động kết nối cuộc gọi tới số điện thoại của khách hàng cần gọi đó.
Ngoài ra, với giải pháp tích hợp ứng dụng phần mềm crm với hệ thống tổng đài thoại IP, tất cả các cuộc gọi đến và gọi đi được trực tiếp cập nhật vào cơ sở dữ liệu CRM vì vậy tất cả lịch sử cuộc gọi với khách hàng đều được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu CRM như thời điển bắt đầu cuộc gọi, thời điểm kết thúc cuộc gọi, tên khách hàng/nhân viên đã gọi, …

2. TÍNH NĂNG TỔNG ĐÀI IP

a. Chức năng tổng đài điện thoại PBX

Chức năng đầy đủ của một tổng đài địên thoại PBX
Thực hiện gọi ra (outbound), nhận cuộc gọi vào (inbound)
Chuyển cuộc gọi, call foward, call forward when busy, call forward when unavailable,…
Nhạc chờ khi đợi trả lời cuộc gọi

b. Chức năng nâng cao của tổng đài PBX

Tự động phân lọai thọai, Fax
Chuyển văn bản fax đã nhận sang email (khách hang phải cung cấp account mail với chuẩn pop3)
Đàm thoại nhiều người cùng lúc (conference)
Giành cuộc gọi (giành cuộc gọi khi đang đàm thọai)
Giám thính cuộc gọi (Người quản trị nghe cuộc gọi đang đàm thọai, không nói được)
Máy nhánh tự ghi âm khi đàm thọai
Quản trị ghi âm cuộc gọi qua màn hình web
Tự động ghi âm tất cả các điện thọai viên
Ghi âm chỉ một vài điện thọai viên cụ thể.

* Tổng đài ip tạo dựng lòng tin của khách hàng

Thay vì bạn chỉ chăm sóc được một khách hàng thì với tổng đài ip lại có thể làm được nhiều hơn. Bạn có thể chăm sóc cùng lúc lên tới hàng trăm, nghìn khách hàng qua đầu số tổng đài, hệ thống crm, điện thoại di động...Một điều khác biệt so với dòng tổng đài analog. Hơn nữa, qua tổng đài ip bạn có thể tích hợp lời chào tự động khi khách hàng gọi tới hay lưu trữ, ghi âm các cuộc gọi đến để có dữ liệu, thông tin báo cáo cho cấp quản lý.
Chính sự ra đời của tổng đài ip hỗ trợ không nhỏ cho các doanh nghiệp đối phó và thích nghi với sự thay đổi nhu cầu liên tục của khách hàng ngày nay. Bên cạnh đó, rất nhiều lợi ích mà khi sử dụng tổng đài ip mang lại cho doanh nghiệp như:

* Giảm chi phí cuộc gọi:

Bạn có thể tiết kiệm được chi phí bằng cách sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ VOIP đối với cuộc gọi đường dài hay cuộc gọi quốc tế. Kết nối điện thoại dễ dàng giữa các văn phòng/chi nhánh và gọi miễn phí.

* Sử dụng chung hạ tầng với Lan:

Hệ thống VoIP hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng LAN của doanh nghiệp, do đó sẽ không cần tốn chi phí để đầu tư thêm một đường dây nào khác cho hệ thống thoại và chi phí bảo trì đường dây đó. Nó mang đến sự mềm dẻo hơn trong việc tạo thêm hay xóa bớt các điện thoại nhánh.

* Dễ quản lý hơn nhờ giao diện cấu hình trên web:

Một hệ thống điện thoại VOIP có giao diện cấu hình dựa trên web, cho phép bạn bảo trì và hiệu chỉnh hệ thống điện thoại của mình một cách dễ dàng. Giao diện của một hệ thống điện thoại thông thường thường khó sử dụng vì được thiết kế để chỉ những người cài đặt hệ thống mới có thể sử dụng hiệu quả được.

* Thiết bị đầu cuối đa dạng và dễ sử dụng: 

Các thiết bị đầu cuối dễ dàng tương thích với hệ thống tổng đài và hỗ trợ một loạt các tính năng mà hệ thống tổng đài truyền thống không có như khả năng hiển thị số, chuyển máy, danh bạ, hội nghị, gọi điện thoại có hình vv...

* Dịch vụ khách hàng và hiệu năng tốt hơn:

Vì các cuộc gọi là dựa trên máy tính, những nhà phát triển sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nhiều trong việc tích hợp chúng với các ứng dụng thương mại. Ví dụ: cuộc gọi đến có thể tự động mở hồ sơ khách hàng của người gọi ra, qua đó cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và giúp giảm chi phí bằng cách giảm thời gian phục vụ dành cho mỗi người gọi đến. Các cuộc gọi đi có thể được thực hiện trực tiếp từ Outlook, qua đó người sử dụng không cần phải gõ số điện thoại vào.

* Kiểm soát tốt hơn nhờ báo cáo đầy đủ:

Các thiết lập VOIP lưu trữ thông tin cuộc gọi đến và gọi đi trong một cơ sở dữ liệu trên máy chủ của bạn, qua đó cho phép báo cáo đầy đủ về chi phí gọi và lưu lượng gọi.
Thật quá đáng tiếc nếu như doanh nghiệp của bạn bỏ qua giải pháp tổng đài ip. Một giải pháp tương tác trực tiếp với khách hàng. 

  *Cho phép di chuyển dễ dàng:

Tổng đài IP có thể được di chuyển dễ dàng đến bất kỳ một vị trí nào khác mà không ảnh hưởng đến cấu hình và tính năng. Hơn nữa, người dùng chỉ cần mang thiết bị đầu cuối của họ đến bất cứ đâu có sẵn 1 cổng Ethernet, cắm vào và dùng. Số điện thoại và thông tin cá nhân của họ vẫn không thay đổi.